Gedanken im Zusammenhang mit der Durchführung von Meetings Teil 2

Um Meetings und Besprechungen so effizient wie möglich zu gestalten, haben wir eine Übersicht von Meeting Regeln für Deine nächste Besprechung zusammengefasst. Hier kommt Teil 2 unserer Blogserie.

15. Bekanntlich schwindet die Aufmerksamkeit der Zuhörer in der Regel nach 10-12 Minuten. Die Konzentrationsspanne bzw. Aufmerksamkeitsspanne beschreibt jene Informationsmenge, die in den sensorischen Kurzzeitspeicher aufgenommen wird.

16. Durch diese ständig sinkende Aufmerksamkeitsrate empfiehlt es sich, Pausen einzulegen, damit die Zuhörer das Gesagte auch verdauen können. Sonst schweifen diese in Gedanken nach einer gewissen Zeit ab. Dadurch bekommen sie weniger mit, wenn "das Ding durchgezogen wird".

17. Dauer des Vortrags und Dauer der Diskussion: Es ist zweckmäßig, den Vortragsinhalt zeitlich zu limitieren beziehungsweise zu filetieren. Genauso sinnvoll ist es, die Diskussionszeit zu begrenzen. Bei den Freimaurern gibt es ein Gesetz: „Innerhalb der Zeremonie darfst du dich nur einmal zu Wort melden.“ Das führt automatisch dazu, sich ganz genau zu überlegen, was man wirklich zu sagen hat.

18. Rededauer/Diskussionsdauer: Wenn man innerhalb der Gruppe einen zeitlichen Rahmen für die jeweiligen Diskussionsbeiträge gemeinsam festlegt und fixiert, dass dieser nicht überschritten wird und dass ein vielfaches Melden des Diskussionsteilnehmer nicht toleriert wird, können Besprechungen auch so effizienter geführt werden.

19. Reihenfolge: bei Besprechungen fällt es auf, dass normalerweise der Chef das Sagen hat, welche Diskussionsbeiträge an die Reihe kommen. Das ist nicht immer sinnvoll. Es ist besser, man legt jemanden fest, der sich um das Thema "time keeping" (Einhalten der Sprechzeit) kümmert. Dieser Time Keeper sorgt dafür, dass die Diskussionszeiten eingehalten werden.

20. Weiters hat dieser dafür zu sorgen, dass nicht alle durcheinander reden, sondern dass man die Aufmerksamkeit demjenigen widmet, der gerade an der Reihe ist.

21. Es ist sehr unhöflich, während eines Diskussionsbeitrages eines anderen private Gespräche zu führen, auch wenn diese ein fachliches Thema haben.

22. Der krähende Hahn: Wer das lauteste Organ hat, kommt zur Sprache: das ist für den Ablauf eines Meetings tödlich. Denn andere Personen, die keine so mächtige Stimme haben, beispielsweise Frauen, können sich nicht bemerkbar machen, werden überhört und sind dadurch frustriert.

23. Wie sollen sich Frauen in den Mittelpunkt stellen: ein guter Time Keeper nimmt Rücksicht auf alle Diskussionsteilnehmer und lässt sie alle samt zu Wort kommen.

24. Frauen haben in der Regel nicht so eine laute und auf keinen Fall eine angenehm sonore Stimme. (Eine Untersuchung unter Top Führungskräften in den Staaten hat ergeben, dass Männer, die ihre tiefe sonore Stimme ins Spiel bringen, um 187.000 US Dollar mehr verdienen als Männer mit einer hohen Stimme oder als Frauen.)

25. Das ist ein Dilemma, denn Frauen melden sich weniger oft bei Diskussionen. Und wenn sie dann an der Reihe und aufgeregt sind, schnappt oft ihre Stimme um in eine kreischende oder schrille Tonlage. Dann ist es mit der Aufmerksamkeit der anderen vorbei.

26. Daher sind gerade Frauen gut beraten, wenn sie ihre Stimme schulen und zwar in Richtung Stimmlage, Klarheit, Dominanz, Schnelligkeit und Pausen setzen etc.

27. In den masterzmindset Gruppen von Bestsellerz lernst Du Disziplin bei Meetings, Du lernst wie Du Dich kurz und prägnant ausdrückst, nicht laberst, sondern präzise, verständlich, überzeugend argumentierst. Selbstdisziplin zählt zur hohen Kunst des Redens – für alle Teilnehmer eines Meetings.

28. Wenn Meetings nur mehr „sachlich“ werden, kommen dann die Emotionen  nicht zu kurz? Sind wir dann überhaupt noch menschlich? Fehlt der Humor, das Lachen, der Frohsinn? Was tun, um eine gute Stimmung und das Sichaustauschen, oder einfach nur „Quatschen“ zu vermitteln? Denn gerade solche Wohlfühlelemente helfen Gruppenmeetings zum Erfolg!

29. Räume schaffen für Gefühle und Emotionen. Alles zu seiner Zeit. So wie es Rauchpausen geben sollte, dienen auch Gefühlspausen der Rekreation – wie das Wort schon sagt – das Wiedererwecken der Schöpferkraft.

30. Unternehmenskultur und Wertekultur sind dann erfüllend, wenn für diese Rekreation Platz ist.