Effektive Gestaltung von Meetings Teil 1

Besprechungen und Meetings sind Teil des Arbeitsalltag. Doch sehr oft sind diese schlecht organisiert, dauern zu lang oder finden zu häufig statt.

Um Meetings und Besprechungen so effizient wie möglich zu gestalten, haben wir eine Übersicht von Meeting Regeln für Deine nächste Besprechung zusammengefasst.

  1. Pünktlichkeit: das Meeting beginnt um 8:12 Uhr und keine Minute früher und schon gar nicht später.

  2. Ein Trick dazu: die Zeit Angabe des Beginnes in Minuten

  3. Zur Zeitdisziplin gehört auch Pünktlichkeit. Wer zu spät kommt, den straft das Leben oder die Götter gilt hier nicht. Sondern er nimmt einfach nicht teil; er wird ausgesperrt.

  4. Eine Alternative wäre, dass jedes Zuspätkommen mit fünf oder zehn Euro geahndet wird. Das ganze Geld geht in den gemeinsamen Topf, ein nettes Sparschwein. Aber es wird nicht für ein gemütliches Abendessen verwendet, sondern entweder für einen karitativen Zweck oder für etwas, was niemandem Spaß macht. Die Zielsetzung ist, dass gar kein Geld zusammenkommt; daher sollte der der Obolus hoch sein, je höher desto schmerzhafter.

  5. Eine Möglichkeit: Je mehr Minuten zu spät desto höher der Obolus. Bei einer Minute sind es 5 €, bei 2 Minuten 10 €, bei 3 Minuten 15 € etc. (Zypern hatte einmal 1CYP/Km Überschreitung)

  6. Auch wer nur 2 Minuten zu spät kommt, stört den Sitzungsverlauf. Deswegen wird er ja auch geschmäht. „Schande über Dich“.

  7. Daher ist es sinnvoll, den Zuspätkommenden einfach auszusperren.

  8. Eine etwas weniger harte Sanktion: die Sitzung wird ohne Unterbrechung weitergeführt; keinesfalls wird zusammengefasst "was bisher geschah"!

  9. Wenn der Zuspätkommende etwas versäumt hat, ist das sein Pech. Nach der Devise: Wer zu spät kommt, ist selbst schuld.

  10. In manchen Firmen bürgert es sicher ein, dass der Vortragende noch einmal mit der Sitzung oder der Information beginnt oder den Zuspätkommenden schildert, was sie alles versäumt haben und sie so auf den letzten Stand bringt. Solche Freundlichkeiten führen dazu, dass man sich darauf verlässt: „Die anderen werden mich schon auf den letzten Stand bringen, so viel versäume ich eh nicht. Ich erfahre trotzdem, was sich abgespielt hat.“

  11. Die richtige Sitzungsvorbereitung: Wenn es sich um ein wichtiges Thema handelt, (und davon ist immer auszugehen, dass wir nicht wegen Banalitäten oder Lappalien zusammenkommen), ist gute Vorbereitung nicht nur zweckdienlich, sondern ein absolutes „Must“. Der für die Information Verantwortliche, vielleicht der Vortragende oder ein Mitarbeiter, sollte im Vorfeld für eine schriftliche Kurzfassung sorgen. Er hat eine Vor-Informationspflicht: Worum wird es sich handeln, was sind die Inhalte, welche Überlegungen sollten sich die Teilnehmer machen, welche Fragen vorbereiten, welche Dokumente mitnehmen. Diese Vorab-Infos sind rechtzeitig durchzulesen. Nur dadurch ist gewährleistet, dass jeder über die Materie Bescheid weiß und keine unsinnigen redundanten Fragen gestellt werden.

  12. Ablauf: Gerade wenn zwischen den Konferenzteilnehmern vereinbart ist, dass das Thema vorweg im Rundlauf mitgeteilt und die Inhalte kurz gefasst schriftlich bekanntgegeben werden, ist die Vorbereitungsdisziplin des Vortragenden enorm wichtig. Er kann nicht bis 2:00 Uhr in der Nacht vor dem Meeting Unterlagen vorbereiten, so muss diese zeitgerecht fertigstellen, um dann die rechtzeitige Zusendung an die Teilnehmer zu gewährleisten.

  13. Vortragstools: Wie sieht es mit Power Point aus? Ein Lob den Folien? Soll man überhaupt eine Power Point Präsentation verwenden oder nicht? Ja klar, schöne Bilderln, übersichtlich, bunt… Der Nutzen ist hinterfragbar.

  14. Wie sieht es mit den unterschiedlichen Wahrnehmungskanälen aus? Man geht davon aus, dass Menschen visuell, auditiv, haptisch und motorisch Informationen aufnehmen. Insbesondere wenn es um Lerninhalte geht, ist Abwechslung bei der Beanspruchung der Wahrnehmungskanäle sinnvoll. Man beginnt mit dem Thema visuell, liest sich den Text durch, macht sich allenfalls dazu Notizen – das ist schon der erste motorisch haptische Wahrnehmungskanal. Man liest sich den Text vor, man hört sich selbst reden und verarbeitet auch so auditiv die Lerninhalte. Bei manchen Menschen ist sogar das olfaktorische und gustatorische Wahrnehmen wesentlich.

  15. Es hat sich herausgestellt dass parallele Information – akustisch und visuell zugleich - nicht zu höheren, sondern wider Erwarten zu geringeren Reproduktionsraten führt, d.h. nur akustisch oder nur visuell vorgetragene Inhalte werden besser erinnert.

  16. Man vermutet, dass dieses Phänomen, dass man Informationen besser nur entweder akustisch/ auditiv oder nur visuell aufnimmt, aus dem Konkurrenzverhältnis der Wahrnehmungskanäle zueinander entsteht.